Wer ausländische Unterlagen bei einer deutschen Behörde einreichen muss, steht schnell vor der Frage, welche Dokumente für Behörden übersetzt werden müssen – und welche nicht. Eine pauschale Antwort gibt es dabei nicht, denn die Anforderungen unterscheiden sich je nach Behörde, Verfahren und Dokumentart.
Schnellantwort: Nicht jedes ausländische Dokument muss automatisch übersetzt werden. Werden bei einer Behörde fremdsprachige Anträge, Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorgelegt, soll nach § 23 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) grundsätzlich die Vorlage einer Übersetzung verlangt werden. Ob eine einfache Übersetzung ausreicht oder besondere Anforderungen an die Übersetzung gestellt werden, hängt von der zuständigen Stelle und dem konkreten Verfahren ab.
Welche Dokumente werden für deutsche Behörden häufig übersetzt?
Zu den Dokumenten, für die je nach Verfahren häufig eine deutsche Übersetzung benötigt werden kann, gehören insbesondere folgende Unterlagen:
Personenstandsurkunden
- Birth certificates
- Marriage certificates
- Sterbeurkunden
- Divorce documents
- weitere Personenstandsurkunden
Bildungsunterlagen
- School certificates
- Abschlusszeugnisse
- Hochschulzeugnisse
- Diplome
- Transcript of Records
- Studienbescheinigungen
Berufliche Unterlagen
- Employment references
- Tätigkeitsnachweise
- Nachweise über Berufsqualifikationen
- Weiterbildungsnachweise
- berufliche Bescheinigungen
Weitere offizielle Unterlagen
- Führungszeugnisse
- behördliche Bescheinigungen
- gerichtliche Dokumente
- Vollmachten
- sonstige Nachweise und Urkunden
Diese Aufzählung zeigt typische Dokumentarten. Sie bedeutet nicht, dass jedes genannte Dokument in jedem Verfahren zwingend übersetzt werden muss. Entscheidend sind die Anforderungen der Stelle, bei der das Dokument eingereicht wird.
Müssen alle ausländischen Dokumente übersetzt werden?
No, not automatically.
Ob eine Übersetzung erforderlich ist, kann unter anderem davon abhängen:
- welche Behörde oder Institution die Unterlagen erhält
- welches Verfahren durchgeführt wird
- in welcher Sprache das Dokument vorliegt
- um welche Dokumentart es sich handelt
- ob besondere gesetzliche oder verfahrensbezogene Anforderungen bestehen
- ob internationale Vereinbarungen relevant sind
- ob bereits ein mehrsprachiges Dokument vorliegt, das von der empfangenden Stelle akzeptiert wird
Deshalb empfiehlt es sich, vor der Beauftragung einer Übersetzung zu prüfen, welche konkreten Anforderungen die empfangende Behörde oder Institution stellt.
Wann braucht man eine beglaubigte Übersetzung?
Nicht jede Übersetzung für eine Behörde muss automatisch eine sogenannte beglaubigte Übersetzung sein.
Nach § 23 VwVfG kann eine Behörde in begründeten Fällen die Vorlage einer beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer angefertigten Übersetzung verlangen.
Welche Form der Übersetzung im konkreten Verfahren akzeptiert oder verlangt wird, sollte deshalb vor der Beauftragung mit der empfangenden Stelle geklärt werden.
Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Beitrag zum Thema beglaubigte Übersetzung.
Was gilt beim Standesamt?
Für Standesämter enthält § 2 der Personenstandsverordnung (PStV) eine spezielle Regelung. Werden einem Standesamt fremdsprachige Urkunden vorgelegt, soll grundsätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache gefordert werden.
Das kann beispielsweise folgende Dokumente betreffen:
- Birth certificates
- Marriage certificates
- Sterbeurkunden
- weitere ausländische Personenstandsurkunden
Welche weiteren Nachweise, Beglaubigungen oder Formen der Urkundenprüfung erforderlich sind, hängt vom konkreten personenstandsrechtlichen Verfahren und den vorgelegten Dokumenten ab.
Was gilt bei Ausländerbehörden und anderen Verwaltungsbehörden?
Für Verwaltungsverfahren bestimmt § 23 VwVfG, dass die Amtssprache Deutsch ist. Werden fremdsprachige Anträge gestellt oder fremdsprachige Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorgelegt, soll grundsätzlich die Vorlage einer Übersetzung verlangt werden.
Je nach zuständiger Behörde können daneben entsprechende landesrechtliche Vorschriften oder besondere Verfahrensregelungen relevant sein. Deshalb sollte nicht davon ausgegangen werden, dass jede Ausländerbehörde oder jede andere Verwaltungsstelle bundesweit exakt dieselben Anforderungen an Dokumente stellt.
Gerade bei wichtigen Verfahren empfiehlt es sich, vorher zu klären:
- welche Dokumente eingereicht werden müssen
- ob eine deutsche Übersetzung erforderlich ist
- welche Form der Übersetzung akzeptiert wird
- ob zusätzliche Anforderungen an Urkunden bestehen
Was gilt bei Hochschulen oder privaten Arbeitgebern?
Hochschulen und private Arbeitgeber sind nicht pauschal mit Verwaltungsbehörden gleichzusetzen. Sie können für Bewerbungen, Anerkennungen oder Beschäftigungsverhältnisse eigene Anforderungen an fremdsprachige Unterlagen festlegen.
Bei Zeugnissen, Diplomen, Tätigkeitsnachweisen oder anderen Qualifikationsunterlagen sollte deshalb direkt geprüft werden, welche Dokumente und welche Form der Übersetzung die jeweilige Hochschule, das Unternehmen oder die zuständige Anerkennungsstelle verlangt.
Muss eine Apostille übersetzt werden?
Eine Apostille und eine Übersetzung erfüllen unterschiedliche Funktionen. Eine Apostille überträgt den Inhalt einer Urkunde nicht in eine andere Sprache.
Die Haager Apostille dient im internationalen Urkundenverkehr insbesondere der Bestätigung der Echtheit der Unterschrift und der Befugnis des Ausstellers einer öffentlichen Urkunde.
Ob neben dem eigentlichen Dokument auch eine Apostille oder andere angebrachte Vermerke übersetzt werden müssen, hängt von den Anforderungen der empfangenden Stelle und dem konkreten Übersetzungsauftrag ab.
Deshalb sollte bei Dokumenten mit Apostille möglichst das vollständige Dokument einschließlich aller Seiten, Stempel und Vermerke zur Prüfung übermittelt werden.
Übersetzung, Apostille und Legalisation – was ist der Unterschied?
| Begriff | Funktion |
|---|---|
| Übersetzung | Überträgt den Inhalt eines Dokuments in eine andere Sprache. |
| Apostille | Bestätigt im entsprechenden internationalen Verfahren insbesondere die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer öffentlichen Urkunde. |
| Legalisation | Bestätigt ebenfalls bestimmte Echtheitsmerkmale einer öffentlichen Urkunde für den internationalen Urkundenverkehr, erfolgt jedoch nach einem anderen Verfahren als die Apostille. |
Nach Angaben des Auswärtigen Amts unterscheiden sich Apostille und Legalisation insbesondere hinsichtlich des Verfahrens und der zuständigen Stelle. Welche Form erforderlich ist, hängt unter anderem vom Ausstellerstaat der Urkunde und dem konkreten Verwendungszweck ab.
Nicht jede ausländische Urkunde benötigt automatisch eine Apostille oder Legalisation.
Beglaubigte Kopie oder Übersetzung – was ist der Unterschied?
Eine beglaubigte Kopie und eine Übersetzung erfüllen unterschiedliche Aufgaben:
- Eine beglaubigte Kopie bestätigt grundsätzlich die Übereinstimmung einer Kopie mit dem vorgelegten Dokument.
- Eine Übersetzung überträgt den Inhalt eines Dokuments in eine andere Sprache.
Je nach Verfahren können beide Anforderungen nebeneinander bestehen. Beispielsweise kann eine Stelle sowohl eine bestimmte Form der Kopie als auch eine deutsche Übersetzung verlangen.
Muss immer das Original übersetzt werden?
Für eine erste Anfrage oder Prüfung kann häufig ein vollständiger und gut lesbarer Scan des Dokuments ausreichen.
Ob für die endgültige Bearbeitung oder für die spätere Vorlage bei der empfangenden Stelle ein Original, eine beglaubigte Kopie oder eine andere Dokumentenform erforderlich ist, hängt jedoch vom konkreten Auftrag und vom jeweiligen Verfahren ab.
Deshalb sollten möglichst alle Seiten, Stempel, Vermerke sowie gegebenenfalls Vorder- und Rückseiten vollständig übermittelt werden.
Kann KI oder Google Translate für Behördenunterlagen verwendet werden?
Für das private Verständnis eines fremdsprachigen Dokuments können KI-gestützte Übersetzungssysteme oder Dienste wie Google Translate hilfreich sein.
Wenn eine Behörde jedoch ausdrücklich eine bestimmte offizielle, bestätigte oder entsprechend angefertigte Übersetzung verlangt, erfüllt eine rein maschinell erzeugte Übersetzung diese formale Anforderung nicht.
Bei offiziellen Dokumenten müssen außerdem zahlreiche Details berücksichtigt werden, beispielsweise:
- Namen und Namensschreibweisen
- Datumsangaben
- Stempel
- Siegel
- handschriftliche Vermerke
- Abkürzungen
- Fachbegriffe
- Unterschriftenvermerke
Automatische Übersetzung und professionelle Dokumentenübersetzung erfüllen daher unterschiedliche Zwecke.
Wie bereitet man Dokumente für eine Übersetzungsanfrage vor?
Eine vollständige Vorlage der Unterlagen erleichtert die Prüfung einer Übersetzungsanfrage.
- alle Seiten vollständig scannen oder gut lesbar fotografieren
- Vorder- und Rückseiten berücksichtigen, wenn dort relevante Inhalte vorhanden sind
- darauf achten, dass Stempel, Siegel und Randvermerke lesbar sind
- Ausgangssprache angeben
- gewünschte Zielsprache angeben
- Dokumentart mitteilen
- Verwendungszweck beziehungsweise empfangende Stelle in allgemeiner Form mitteilen
- angeben, falls eine bestimmte Form der Übersetzung verlangt wurde
- vorhandene Vorgaben der Behörde oder Institution mitteilen
- relevante Fristen angeben
Dokumente über StartDE übersetzen lassen
Bei StartDE Consulting können Dokumente digital zur Prüfung übermittelt werden.
Für eine Anfrage sind insbesondere folgende Informationen hilfreich:
- Source language
- Target language
- Document type
- vollständiger und gut lesbarer Scan
- gewünschte Form der Übersetzung
- gegebenenfalls Vorgaben der empfangenden Behörde oder Institution
Auf Grundlage dieser Informationen kann geprüft werden, welche Übersetzungsleistung für die jeweilige Anfrage geeignet ist.
Wenn zusätzlich zu schriftlichen Dokumenten auch bei einem Termin eine mündliche Sprachübertragung benötigt wird, handelt es sich dagegen um Dolmetschen. Eine ausführliche Erklärung finden Sie in unserem Beitrag Dolmetscher oder Übersetzer: Was ist der Unterschied?.
Rechtliche und fachliche Grundlagen
Für die allgemeinen rechtlichen Informationen dieses Artikels sind insbesondere folgende offizielle Quellen relevant:
- § 23 VwVfG – Amtssprache und fremdsprachige Dokumente
- § 2 Personenstandsverordnung – Übersetzung in die deutsche Sprache
- Auswärtiges Amt – Unterschied zwischen Apostille und Legalisation
Hinweis: Welche Unterlagen und welche Form der Übersetzung erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Verfahren und den Vorgaben der empfangenden Stelle ab. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.
