Behördentermine sind oft mit Fachbegriffen, Fristen, Formularen und wichtigen mündlichen Erklärungen verbunden. Wer die deutsche Sprache nicht sicher beherrscht, steht hier schnell vor einer echten Hürde – ein Dolmetscher bei Behörden kann diese Kommunikationslücke schließen.
Schnellantwort: Ein professioneller Dolmetscher kann bei einem Behördentermin die mündliche Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglichen. Ob ein Dolmetscher erforderlich ist, wer ihn organisiert und wer die Kosten trägt, hängt jedoch von der jeweiligen Behörde und dem konkreten Verfahren ab. Diese Fragen sollten deshalb vor dem Termin direkt bei der zuständigen Stelle geklärt werden.
Was macht ein Dolmetscher bei einer Behörde?
Ein Dolmetscher überträgt das gesprochene Wort zwischen den Beteiligten eines Gesprächs – möglichst genau, neutral und vollständig. Bei einem Behördentermin bedeutet das konkret: Fragen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters werden in die Sprache der betroffenen Person übertragen, und umgekehrt werden deren Antworten, Anliegen oder Erklärungen ins Deutsche übertragen.
Wichtig ist die Abgrenzung: Dolmetschen ist keine Rechtsberatung. Ein Dolmetscher erklärt keine Rechtslage, gibt keine Empfehlungen zum weiteren Vorgehen und trifft keine inhaltlichen Entscheidungen. Seine Aufgabe besteht in der sprachlichen Übertragung des Gesagten.
Bei welchen Behörden werden Dolmetscher eingesetzt?
Sprachmittlung kommt bei einer Vielzahl öffentlicher Stellen zum Einsatz, unter anderem bei:
- Ausländerbehörden
- Jobcentern und weiteren Sozialleistungsträgern
- Jugendämtern
- Standesämtern
- kommunalen Behörden und Bürgerämtern
- sozialen Einrichtungen und Beratungsstellen
- weiteren öffentlichen Stellen mit Publikumsverkehr
Bei Polizei, Gerichten und im Asylverfahren gelten teilweise besondere gesetzliche beziehungsweise verfahrensrechtliche Regelungen zur Sprachmittlung, die von den allgemeinen Regeln für Verwaltungsbehörden abweichen können. Diese speziellen Verfahren werden in diesem Artikel nicht im Detail behandelt.
Wie läuft ein Behördentermin mit Dolmetscher ab?
Der grundsätzliche Ablauf lässt sich in folgende Schritte gliedern:
- Termin und Anforderungen prüfen: Klären, ob und in welcher Form die Behörde eine Sprachmittlung ermöglicht oder besondere Anforderungen stellt.
- Sprache angeben: Benötigte Sprache und gegebenenfalls Dialekt oder Sprachvariante mitteilen.
- Dolmetscher organisieren: Je nach Verfahren organisiert entweder die Behörde selbst einen Sprachmittler, oder die betroffene Person bringt einen eigenen Dolmetscher mit beziehungsweise beauftragt einen Sprachdienstleister.
- Dokumente vorbereiten: Relevante Unterlagen und gegebenenfalls erforderliche Übersetzungen bereithalten.
- Termin wahrnehmen: Der Dolmetscher erscheint vor Ort oder wird telefonisch beziehungsweise per Video zugeschaltet, sofern dies für den Termin möglich ist.
- Gespräch übertragen: Die Kommunikation wird abschnittsweise oder nach der jeweils passenden Dolmetschmethode übertragen.
Welche Angaben braucht man bei einer Dolmetscheranfrage?
Damit ein passender Sprachmittler rechtzeitig zur Verfügung steht, sollten bei der Anfrage möglichst folgende Informationen bereitstehen:
- benötigte Sprache
- Dialekt beziehungsweise Sprachvariante, falls relevant
- Datum
- Uhrzeit
- Stadt
- vollständige Adresse
- zuständige Behörde
- Ansprechpartner
- Art des Termins
- voraussichtliche Dauer
- Einsatzart: vor Ort, telefonisch oder per Video
- besondere Qualifikationsanforderungen
- Aktenzeichen, soweit für die Organisation erforderlich und datenschutzrechtlich angemessen
Muss die Behörde einen Dolmetscher stellen?
Nicht pauschal.
Ob eine Behörde selbst einen Dolmetscher organisiert, hängt von der jeweiligen Behörde und dem konkreten Verfahren ab. Nach § 23 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) ist Deutsch die Amtssprache. Werden fremdsprachige Anträge, Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorgelegt, soll die Behörde grundsätzlich die Vorlage einer Übersetzung verlangen. In begründeten Fällen kann sie auch eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer angefertigte Übersetzung verlangen.
Diese Regelung betrifft insbesondere fremdsprachige schriftliche Unterlagen. Daraus ergibt sich kein allgemeiner Anspruch darauf, dass bei jedem Behördengespräch kostenlos ein mündlicher Dolmetscher zur Verfügung gestellt wird.
Auch für Sozialverwaltungsverfahren bestehen eigene gesetzliche Regelungen. Ob und wie eine mündliche Sprachmittlung organisiert wird, sollte deshalb für den konkreten Termin direkt bei der zuständigen Stelle geklärt werden.
Wer bezahlt einen Dolmetscher bei einer Behörde?
Auch hier gibt es keine für alle Behördentermine einheitliche Antwort.
In der Praxis können unter anderem folgende Konstellationen vorkommen:
- Die Behörde organisiert und vergütet einen Sprachmittler auf Grundlage der für das jeweilige Verfahren geltenden Vorschriften.
- Die betroffene Person organisiert einen Dolmetscher selbst und trägt die Kosten.
- Die Kostenregelung ergibt sich aus besonderen gesetzlichen Vorschriften oder einer individuellen Vereinbarung.
Nach § 23 VwVfG kann eine Behörde beispielsweise selbst eine erforderliche Übersetzung beschaffen, wenn eine verlangte Übersetzung nicht rechtzeitig vorgelegt wird. Die dabei entstehenden Kosten können unter den gesetzlichen Voraussetzungen dem Beteiligten auferlegt werden.
Eine allgemeine Aussage, wer in jedem Behördentermin die Kosten eines mündlichen Dolmetschers übernimmt, lässt sich daraus jedoch nicht ableiten. Deshalb sollte die Kostenfrage möglichst vor dem Termin geklärt werden.
Muss ein Dolmetscher bei einer Behörde beeidigt sein?
Nicht automatisch bei jedem Behördentermin.
Eine allgemeine Beeidigung nach dem Gerichtsdolmetschergesetz (GDolmG) ist vor allem im gerichtlichen Bereich relevant. Bei Behördenterminen ist eine solche Beeidigung nicht grundsätzlich vorgeschrieben.
Welche Qualifikation ein Dolmetscher für einen konkreten Behördentermin benötigt, hängt von der jeweiligen Stelle und dem Verfahren ab. Besondere Anforderungen sollten deshalb vor dem Termin direkt bei der zuständigen Behörde geklärt werden.
Mehr zu den Voraussetzungen und Einsatzbereichen der allgemeinen Beeidigung erfahren Sie im Artikel Beeidigter Dolmetscher: Wann braucht man ihn?.
Was ist der Unterschied zwischen Dolmetscher und Übersetzer bei Behörden?
Beide Begriffe werden im Behördenkontext häufig durcheinandergebracht, bezeichnen aber unterschiedliche Tätigkeiten:
- Dolmetscher übertragen das gesprochene Wort, zum Beispiel während eines persönlichen Gespräches bei einer Behörde.
- Übersetzer übertragen schriftliche Unterlagen, zum Beispiel Urkunden, Bescheide oder Formulare.
Eine ausführliche Abgrenzung finden Sie in unserem Artikel Dolmetscher oder Übersetzer: Was ist der Unterschied?.
Was passiert mit fremdsprachigen Dokumenten bei Behörden?
Werden bei einer Behörde fremdsprachige Anträge, Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorgelegt, kann beziehungsweise soll nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften eine Übersetzung verlangt werden.
Nach § 23 VwVfG kann in begründeten Fällen auch eine beglaubigte oder von einem entsprechend befugten Übersetzer angefertigte Übersetzung verlangt werden.
Welche Form der Übersetzung tatsächlich erforderlich ist, hängt von der zuständigen Behörde und dem konkreten Verfahren ab. Deshalb sollte vor der Beauftragung einer Dokumentenübersetzung geprüft werden, welche Anforderungen die empfangende Stelle stellt.
Weitere Informationen zu den Anforderungen an offizielle Dokumentenübersetzungen finden Sie auch in unserem Beitrag zum Thema beglaubigte Übersetzung.
Vor-Ort-, Telefon- oder Videodolmetschen bei Behörden?
Je nach Art des Termins können unterschiedliche Formen der Sprachmittlung infrage kommen.
Vor-Ort-Dolmetschen
Vor-Ort-Dolmetschen eignet sich besonders für komplexere, längere oder persönliche Termine, bei denen die direkte Anwesenheit eines Dolmetschers sinnvoll ist.
Telefondolmetschen
Telefondolmetschen kann bei kürzeren oder organisatorischen Gesprächen eine praktische Lösung sein, sofern die jeweilige Behörde diese Form der Sprachmittlung ermöglicht.
Videodolmetschen
Videodolmetschen ermöglicht zusätzlich zur Sprache eine visuelle Kommunikation und kann eine ortsunabhängige Alternative zum Vor-Ort-Dolmetschen darstellen.
Nicht jede Behörde akzeptiert alle drei Formen gleichermaßen. Ob Vor-Ort-, Telefon- oder Videodolmetschen bei einem konkreten Termin möglich ist, sollte daher vorab mit der zuständigen Stelle abgestimmt werden.
Wie bereitet man sich auf einen Behördentermin mit Dolmetscher vor?
Eine gute Vorbereitung hilft dabei, den Termin möglichst strukturiert durchzuführen.
- Terminbestätigung sorgfältig prüfen
- bei der Behörde nach konkreten Anforderungen fragen
- relevante Unterlagen vorbereiten
- gegebenenfalls erforderliche Übersetzungen vorab klären
- Sprache und Dialekt korrekt angeben
- ausreichend Zeit für den Termin einplanen
- bei Terminänderungen den Dolmetscher frühzeitig informieren
Bei wichtigen oder komplexen Terminen kann es außerdem sinnvoll sein, bereits bei der Anfrage kurz mitzuteilen, worum es bei dem Gespräch grundsätzlich geht. Dadurch kann besser geprüft werden, welche Form der Sprachmittlung und welche Qualifikation für den Einsatz geeignet sind.
Warum kann ein professioneller Dolmetscher sinnvoll sein?
Behördentermine enthalten häufig Fachbegriffe, komplexe Sachverhalte sowie wichtige Fristen und Hinweise. Eine neutrale und strukturierte Sprachmittlung kann dazu beitragen, dass Informationen zwischen den Beteiligten möglichst präzise übertragen werden.
Ein professioneller Dolmetscher kann insbesondere dabei helfen, Fragen und Antworten vollständig zu übertragen und die Kommunikation zwischen Behörde und Gesprächspartner sprachlich zu ermöglichen.
Eine Garantie dafür, dass sämtliche sprachlichen oder inhaltlichen Missverständnisse vollständig ausgeschlossen werden, kann allerdings auch ein professioneller Dolmetscher nicht geben.
Dolmetscher für Behördentermine über StartDE anfragen
StartDE Consulting unterstützt Privatpersonen, Unternehmen, Behörden und Institutionen bei der Organisation professioneller Sprachdienstleistungen für behördliche und institutionelle Termine.
Je nach Anfrage können Dolmetscher vor Ort, telefonisch oder online per Video eingesetzt werden.
Für eine Anfrage sollten möglichst folgende Angaben übermittelt werden:
- benötigte Sprache
- Datum und Uhrzeit
- Stadt und Adresse
- zuständige Behörde
- Art des Termins
- gewünschte Einsatzart
- gegebenenfalls besondere Qualifikationsanforderungen
Auf Grundlage dieser Informationen kann geprüft werden, ob ein für den jeweiligen Einsatz geeigneter Sprachmittler verfügbar ist.
Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Hinweise dieses Artikels beziehen sich unter anderem auf die Regelungen zur deutschen Amtssprache und zum Umgang mit fremdsprachigen Unterlagen in Verwaltungsverfahren.
Hinweis: Die Anforderungen an Sprachmittlung und fremdsprachige Unterlagen können sich je nach Behörde, Verfahren und Rechtsgrundlage unterscheiden. Bei einem konkreten Termin sollten deshalb die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stelle geprüft werden.
