غالبًا ما ترتبط المواعيد لدى الجهات الحكومية بمصطلحات متخصصة، ومواعيد نهائية، ونماذج، وتوضيحات شفهية مهمة. ومن لا يتقن اللغة الألمانية بشكل كافٍ قد يواجه صعوبة حقيقية في هذه المواقف، ويمكن أن يساعد المترجم الشفهي لدى الجهات الحكومية في سد فجوة التواصل هذه.
الإجابة المختصرة: يمكن للمترجم الشفهي المحترف أن يسهّل التواصل الشفهي بين الأطراف خلال موعد لدى جهة حكومية. لكن ما إذا كانت هناك حاجة إلى مترجم شفهي، ومن يتولى تنظيمه، ومن يتحمل التكاليف، يعتمد على الجهة الحكومية المعنية ونوع الإجراء المحدد. لذلك ينبغي توضيح هذه النقاط مباشرةً مع الجهة المختصة قبل الموعد.
ما الذي يفعله المترجم الشفهي لدى جهة حكومية؟
ينقل المترجم الشفهي الكلام المنطوق بين أطراف المحادثة بأكبر قدر ممكن من الدقة والحياد والاكتمال. وفي الموعد لدى جهة حكومية، يعني ذلك عمليًا أن أسئلة الموظف أو الموظفة تُنقل إلى لغة الشخص المعني، وفي المقابل تُنقل إجاباته وطلباته أو توضيحاته إلى اللغة الألمانية.
من المهم التمييز هنا: الترجمة الشفهية ليست استشارة قانونية. فالمترجم الشفهي لا يشرح الوضع القانوني، ولا يقدم توصيات بشأن الخطوات التالية، ولا يتخذ قرارات تتعلق بالمضمون. وتتمثل مهمته في نقل ما يتم قوله لغويًا.
في أي جهات حكومية يتم استخدام المترجمين الشفهيين؟
تُستخدم خدمات الترجمة الشفهية لدى العديد من الجهات العامة، من بينها:
- مكاتب شؤون الأجانب
- مراكز العمل (Jobcenter) والجهات الأخرى المقدمة للمساعدات الاجتماعية
- مكاتب رعاية الشباب
- مكاتب السجل المدني
- الجهات البلدية ومكاتب خدمات المواطنين
- المؤسسات الاجتماعية ومراكز الاستشارة
- الجهات العامة الأخرى التي تتعامل مباشرة مع الجمهور
بالنسبة للشرطة والمحاكم وإجراءات اللجوء، قد تنطبق أحيانًا أحكام قانونية أو إجرائية خاصة بالترجمة الشفهية تختلف عن القواعد العامة المعمول بها لدى الجهات الإدارية. ولا يتناول هذا المقال هذه الإجراءات الخاصة بالتفصيل.
كيف يسير الموعد لدى جهة حكومية مع مترجم شفهي؟
يمكن تقسيم سير الموعد بشكل عام إلى الخطوات التالية:
- التحقق من الموعد والمتطلبات: التأكد مما إذا كانت الجهة الحكومية تتيح الترجمة الشفهية وبأي شكل، وما إذا كانت تفرض متطلبات خاصة.
- تحديد اللغة: ذكر اللغة المطلوبة، وعند الحاجة اللهجة أو النسخة اللغوية.
- تنظيم المترجم الشفهي: بحسب نوع الإجراء، قد تتولى الجهة الحكومية نفسها تنظيم مترجم شفهي، أو قد يقوم الشخص المعني بإحضار مترجم خاص به أو بالتعاقد مع مزود لخدمات الترجمة الشفهية.
- تحضير المستندات: تجهيز الوثائق ذات الصلة وأي ترجمات مطلوبة عند الحاجة.
- حضور الموعد: يحضر المترجم الشفهي إلى الموقع، أو يشارك عبر الهاتف أو الفيديو إذا كان ذلك متاحًا لهذا الموعد.
- نقل المحادثة: يتم نقل التواصل على مراحل أو باستخدام أسلوب الترجمة الشفهية المناسب لكل حالة.
ما المعلومات المطلوبة عند طلب مترجم شفهي؟
حتى يتوفر مترجم شفهي مناسب في الوقت المحدد، يُفضَّل توفير المعلومات التالية قدر الإمكان عند تقديم الطلب:
- اللغة المطلوبة
- اللهجة أو النسخة اللغوية، إذا كانت ذات صلة
- التاريخ
- الوقت
- المدينة
- العنوان الكامل
- الجهة الحكومية المختصة
- الشخص المسؤول
- نوع الموعد
- المدة المتوقعة
- نوع الترجمة الشفهية: حضوريًا أو عبر الهاتف أو الفيديو
- أي متطلبات خاصة بالمؤهلات
- رقم الملف، إذا كان ضروريًا للتنظيم ومناسبًا من ناحية حماية البيانات
هل يجب على الجهة الحكومية توفير مترجم شفهي؟
ليس بشكل عام.
لا يعتمد ذلك على قاعدة عامة. فمسألة ما إذا كانت الجهة الحكومية ستقوم بنفسها بتنظيم مترجم شفهي تعتمد على الجهة المعنية ونوع الإجراء المحدد. ووفقًا للمادة 23 من قانون الإجراءات الإدارية الألماني (VwVfG)، فإن اللغة الألمانية هي اللغة الرسمية. وإذا تم تقديم طلبات أو مذكرات أو إثباتات أو وثائق أو مستندات أخرى بلغة أجنبية، فمن حيث المبدأ ينبغي على الجهة أن تطلب تقديم ترجمة. وفي الحالات المبررة، يمكنها أيضًا أن تطلب ترجمة مصدّقة أو ترجمة أعدها مترجم شفهي أو تحريري مُعيَّن رسميًا أو مُحلَّف.
يتعلق هذا الحكم بشكل خاص بالمستندات المكتوبة بلغة أجنبية. ولا يترتب عليه حق عام في توفير مترجم شفهي مجاني لكل محادثة أو موعد لدى جهة حكومية.
كما توجد أحكام قانونية خاصة بإجراءات الإدارة الاجتماعية. لذلك ينبغي التحقق مباشرةً مع الجهة المختصة بشأن ما إذا كانت الترجمة الشفهية ستُنظَّم للموعد المحدد وكيفية تنظيمها.
من يدفع تكلفة المترجم الشفهي لدى الجهة الحكومية؟
هنا أيضًا لا توجد إجابة موحّدة تنطبق على جميع المواعيد لدى الجهات الحكومية.
في الممارسة العملية، قد توجد عدة حالات، من بينها:
- قد تتولى الجهة الحكومية تنظيم المترجم الشفهي ودفع تكلفته استنادًا إلى القواعد المعمول بها في الإجراء المعني.
- قد يقوم الشخص المعني بتنظيم مترجم شفهي بنفسه ويتحمل التكاليف.
- تُحدَّد مسألة التكاليف وفقًا لأحكام قانونية خاصة أو بناءً على اتفاق فردي.
وفقًا للمادة 23 من قانون الإجراءات الإدارية الألماني (VwVfG)، يمكن للجهة الحكومية، على سبيل المثال، أن تقوم بنفسها بتوفير ترجمة مطلوبة إذا لم يتم تقديم الترجمة المطلوبة في الوقت المناسب. وقد يتم، وفقًا للشروط القانونية، تحميل الشخص المعني التكاليف الناتجة عن ذلك.
ومع ذلك، لا يمكن استنتاج قاعدة عامة تحدد من يتحمل تكلفة المترجم الشفهي في كل موعد لدى جهة حكومية. لذلك يُفضَّل توضيح مسألة التكاليف قبل الموعد قدر الإمكان.
هل يجب أن يكون المترجم الشفهي لدى الجهة الحكومية مُحلَّفًا؟
Nicht automatisch bei jedem Behördentermin.
Eine allgemeine Beeidigung nach dem Gerichtsdolmetschergesetz (GDolmG) ist vor allem im gerichtlichen Bereich relevant. Bei Behördenterminen ist eine solche Beeidigung nicht grundsätzlich vorgeschrieben.
Welche Qualifikation ein Dolmetscher für einen konkreten Behördentermin benötigt, hängt von der jeweiligen Stelle und dem Verfahren ab. Besondere Anforderungen sollten deshalb vor dem Termin direkt bei der zuständigen Behörde geklärt werden.
Mehr zu den Voraussetzungen und Einsatzbereichen der allgemeinen Beeidigung erfahren Sie im Artikel المترجم الشفهي المحلّف في ألمانيا: متى تحتاج إليه؟.
Was ist der Unterschied zwischen Dolmetscher und Übersetzer bei Behörden?
Beide Begriffe werden im Behördenkontext häufig durcheinandergebracht, bezeichnen aber unterschiedliche Tätigkeiten:
- Dolmetscher übertragen das gesprochene Wort, zum Beispiel während eines persönlichen Gespräches bei einer Behörde.
- Übersetzer übertragen schriftliche Unterlagen, zum Beispiel Urkunden, Bescheide oder Formulare.
Eine ausführliche Abgrenzung finden Sie in unserem Artikel Dolmetscher oder Übersetzer: Was ist der Unterschied?.
Was passiert mit fremdsprachigen Dokumenten bei Behörden?
Werden bei einer Behörde fremdsprachige Anträge, Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorgelegt, kann beziehungsweise soll nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften eine Übersetzung verlangt werden.
Nach § 23 VwVfG kann in begründeten Fällen auch eine beglaubigte oder von einem entsprechend befugten Übersetzer angefertigte Übersetzung verlangt werden.
Welche Form der Übersetzung tatsächlich erforderlich ist, hängt von der zuständigen Behörde und dem konkreten Verfahren ab. Deshalb sollte vor der Beauftragung einer Dokumentenübersetzung geprüft werden, welche Anforderungen die empfangende Stelle stellt.
Weitere Informationen zu den Anforderungen an offizielle Dokumentenübersetzungen finden Sie auch in unserem Beitrag zum Thema beglaubigte Übersetzung.
Vor-Ort-, Telefon- oder Videodolmetschen bei Behörden?
Je nach Art des Termins können unterschiedliche Formen der Sprachmittlung infrage kommen.
الترجمة الشفهية في الموقع
Vor-Ort-Dolmetschen eignet sich besonders für komplexere, längere oder persönliche Termine, bei denen die direkte Anwesenheit eines Dolmetschers sinnvoll ist.
Telefondolmetschen
Telefondolmetschen kann bei kürzeren oder organisatorischen Gesprächen eine praktische Lösung sein, sofern die jeweilige Behörde diese Form der Sprachmittlung ermöglicht.
Videodolmetschen
Videodolmetschen ermöglicht zusätzlich zur Sprache eine visuelle Kommunikation und kann eine ortsunabhängige Alternative zum Vor-Ort-Dolmetschen darstellen.
Nicht jede Behörde akzeptiert alle drei Formen gleichermaßen. Ob Vor-Ort-, Telefon- oder Videodolmetschen bei einem konkreten Termin möglich ist, sollte daher vorab mit der zuständigen Stelle abgestimmt werden.
Wie bereitet man sich auf einen Behördentermin mit Dolmetscher vor?
Eine gute Vorbereitung hilft dabei, den Termin möglichst strukturiert durchzuführen.
- Terminbestätigung sorgfältig prüfen
- bei der Behörde nach konkreten Anforderungen fragen
- relevante Unterlagen vorbereiten
- gegebenenfalls erforderliche Übersetzungen vorab klären
- Sprache und Dialekt korrekt angeben
- ausreichend Zeit für den Termin einplanen
- bei Terminänderungen den Dolmetscher frühzeitig informieren
Bei wichtigen oder komplexen Terminen kann es außerdem sinnvoll sein, bereits bei der Anfrage kurz mitzuteilen, worum es bei dem Gespräch grundsätzlich geht. Dadurch kann besser geprüft werden, welche Form der Sprachmittlung und welche Qualifikation für den Einsatz geeignet sind.
Warum kann ein professioneller Dolmetscher sinnvoll sein?
Behördentermine enthalten häufig Fachbegriffe, komplexe Sachverhalte sowie wichtige Fristen und Hinweise. Eine neutrale und strukturierte Sprachmittlung kann dazu beitragen, dass Informationen zwischen den Beteiligten möglichst präzise übertragen werden.
Ein professioneller Dolmetscher kann insbesondere dabei helfen, Fragen und Antworten vollständig zu übertragen und die Kommunikation zwischen Behörde und Gesprächspartner sprachlich zu ermöglichen.
Eine Garantie dafür, dass sämtliche sprachlichen oder inhaltlichen Missverständnisse vollständig ausgeschlossen werden, kann allerdings auch ein professioneller Dolmetscher nicht geben.
Dolmetscher für Behördentermine über StartDE anfragen
StartDE Consulting unterstützt Privatpersonen, Unternehmen, Behörden und Institutionen bei der Organisation professioneller Sprachdienstleistungen für behördliche und institutionelle Termine.
Je nach Anfrage können Dolmetscher vor Ort, telefonisch oder online per Video eingesetzt werden.
Für eine Anfrage sollten möglichst folgende Angaben übermittelt werden:
- اللغة المطلوبة
- Datum und Uhrzeit
- Stadt und Adresse
- الجهة الحكومية المختصة
- نوع الموعد
- gewünschte Einsatzart
- gegebenenfalls besondere Qualifikationsanforderungen
Auf Grundlage dieser Informationen kann geprüft werden, ob ein für den jeweiligen Einsatz geeigneter Sprachmittler verfügbar ist.
Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Hinweise dieses Artikels beziehen sich unter anderem auf die Regelungen zur deutschen Amtssprache und zum Umgang mit fremdsprachigen Unterlagen in Verwaltungsverfahren.
Hinweis: Die Anforderungen an Sprachmittlung und fremdsprachige Unterlagen können sich je nach Behörde, Verfahren und Rechtsgrundlage unterscheiden. Bei einem konkreten Termin sollten deshalb die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stelle geprüft werden.
