Appointments with public authorities often involve technical terms, deadlines, forms, and important verbal explanations. Anyone who is not confident in German can quickly face a real barrier in these situations, and an interpreter at public authorities can help bridge this communication gap.
Quick answer: A professional interpreter can facilitate verbal communication between the parties during an appointment with a public authority. However, whether an interpreter is required, who arranges one, and who bears the costs depends on the respective authority and the specific procedure. These questions should therefore be clarified directly with the competent authority before the appointment.
What does an interpreter do at a public authority?
An interpreter conveys spoken language between the participants in a conversation as accurately, neutrally, and completely as possible. At an appointment with a public authority, this means that questions from the caseworker are interpreted into the language of the person concerned, while their answers, requests, or explanations are interpreted into German.
It is important to make this distinction: interpreting is not legal advice. An interpreter does not explain the legal situation, give recommendations on how to proceed, or make substantive decisions. Their task is to convey what is said between the languages.
At which public authorities are interpreters used?
Interpreting services are used by a wide range of public authorities and institutions, including:
- Immigration authorities
- Jobcenters and other social benefit agencies
- Youth welfare offices
- Registry offices
- Municipal authorities and citizens’ offices
- Social institutions and counseling centers
- Other public authorities with direct public contact
For the police, courts, and asylum procedures, special legal or procedural rules on interpreting may apply in some cases and may differ from the general rules applicable to administrative authorities. These specific procedures are not covered in detail in this article.
How does an appointment with a public authority and an interpreter work?
The general process can be divided into the following steps:
- Check the appointment and requirements: Clarify whether and in what form the public authority provides or permits interpreting services and whether any special requirements apply.
- Specify the language: Provide the required language and, if relevant, the dialect or language variant.
- Arrange an interpreter: Depending on the procedure, the public authority may arrange an interpreter itself, or the person concerned may bring their own interpreter or commission a language service provider.
- Prepare the documents: Have the relevant documents and any required translations ready.
- Attend the appointment: The interpreter attends in person or joins by telephone or video, if this is possible for the appointment.
- Interpret the conversation: The communication is conveyed in segments or using the interpreting method best suited to the situation.
What information is needed when requesting an interpreter?
To ensure that a suitable interpreter is available on time, the following information should be provided whenever possible when making a request:
- Required language
- Dialect or language variant, if relevant
- Date
- Time
- City
- Full address
- Responsible public authority
- Contact person
- Type of appointment
- Expected duration
- Type of interpreting: on-site, by telephone, or by video
- Any special qualification requirements
- Case/file reference number, if required for organizational purposes and appropriate under data protection rules
Does the public authority have to provide an interpreter?
Not in general.
There is no general rule. Whether a public authority arranges an interpreter itself depends on the authority concerned and the specific procedure. Under Section 23 of the German Administrative Procedure Act (VwVfG), German is the official language. If applications, submissions, supporting documents, certificates, or other documents are submitted in a foreign language, the authority should generally require a translation. In justified cases, it may also require a certified translation or a translation prepared by a publicly appointed or sworn interpreter or translator.
This provision primarily concerns written documents in a foreign language. It does not create a general right to have a free oral interpreter provided for every conversation or appointment with a public authority.
Social administrative procedures are also subject to their own legal provisions. Whether and how oral interpreting will be arranged should therefore be clarified directly with the competent authority for the specific appointment.
Who pays for an interpreter at a public authority?
Here too, there is no single answer that applies to all appointments with public authorities.
In practice, several situations may occur, including:
- The public authority may arrange and pay for an interpreter based on the rules applicable to the specific procedure.
- The person concerned may arrange an interpreter themselves and bear the costs.
- The allocation of costs is determined by specific legal provisions or by an individual agreement.
Under Section 23 of the German Administrative Procedure Act (VwVfG), a public authority may, for example, obtain a required translation itself if the requested translation is not submitted in time. Subject to the legal requirements, the resulting costs may be charged to the person concerned.
However, no general rule can be derived as to who bears the cost of an oral interpreter for every appointment with a public authority. The question of costs should therefore be clarified, if possible, before the appointment.
Does an interpreter at a public authority have to be sworn in?
Nicht automatisch bei jedem Behördentermin.
Eine allgemeine Beeidigung nach dem Gerichtsdolmetschergesetz (GDolmG) ist vor allem im gerichtlichen Bereich relevant. Bei Behördenterminen ist eine solche Beeidigung nicht grundsätzlich vorgeschrieben.
Welche Qualifikation ein Dolmetscher für einen konkreten Behördentermin benötigt, hängt von der jeweiligen Stelle und dem Verfahren ab. Besondere Anforderungen sollten deshalb vor dem Termin direkt bei der zuständigen Behörde geklärt werden.
Mehr zu den Voraussetzungen und Einsatzbereichen der allgemeinen Beeidigung erfahren Sie im Artikel Sworn Interpreter in Germany: When Do You Need One?.
Was ist der Unterschied zwischen Dolmetscher und Übersetzer bei Behörden?
Beide Begriffe werden im Behördenkontext häufig durcheinandergebracht, bezeichnen aber unterschiedliche Tätigkeiten:
- Dolmetscher übertragen das gesprochene Wort, zum Beispiel während eines persönlichen Gespräches bei einer Behörde.
- Übersetzer übertragen schriftliche Unterlagen, zum Beispiel Urkunden, Bescheide oder Formulare.
Eine ausführliche Abgrenzung finden Sie in unserem Artikel Dolmetscher oder Übersetzer: Was ist der Unterschied?.
Was passiert mit fremdsprachigen Dokumenten bei Behörden?
Werden bei einer Behörde fremdsprachige Anträge, Eingaben, Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorgelegt, kann beziehungsweise soll nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften eine Übersetzung verlangt werden.
Nach § 23 VwVfG kann in begründeten Fällen auch eine beglaubigte oder von einem entsprechend befugten Übersetzer angefertigte Übersetzung verlangt werden.
Welche Form der Übersetzung tatsächlich erforderlich ist, hängt von der zuständigen Behörde und dem konkreten Verfahren ab. Deshalb sollte vor der Beauftragung einer Dokumentenübersetzung geprüft werden, welche Anforderungen die empfangende Stelle stellt.
Weitere Informationen zu den Anforderungen an offizielle Dokumentenübersetzungen finden Sie auch in unserem Beitrag zum Thema beglaubigte Übersetzung.
Vor-Ort-, Telefon- oder Videodolmetschen bei Behörden?
Je nach Art des Termins können unterschiedliche Formen der Sprachmittlung infrage kommen.
On-site interpreting
Vor-Ort-Dolmetschen eignet sich besonders für komplexere, längere oder persönliche Termine, bei denen die direkte Anwesenheit eines Dolmetschers sinnvoll ist.
Telefondolmetschen
Telefondolmetschen kann bei kürzeren oder organisatorischen Gesprächen eine praktische Lösung sein, sofern die jeweilige Behörde diese Form der Sprachmittlung ermöglicht.
Videodolmetschen
Videodolmetschen ermöglicht zusätzlich zur Sprache eine visuelle Kommunikation und kann eine ortsunabhängige Alternative zum Vor-Ort-Dolmetschen darstellen.
Nicht jede Behörde akzeptiert alle drei Formen gleichermaßen. Ob Vor-Ort-, Telefon- oder Videodolmetschen bei einem konkreten Termin möglich ist, sollte daher vorab mit der zuständigen Stelle abgestimmt werden.
Wie bereitet man sich auf einen Behördentermin mit Dolmetscher vor?
Eine gute Vorbereitung hilft dabei, den Termin möglichst strukturiert durchzuführen.
- Terminbestätigung sorgfältig prüfen
- bei der Behörde nach konkreten Anforderungen fragen
- relevante Unterlagen vorbereiten
- gegebenenfalls erforderliche Übersetzungen vorab klären
- Sprache und Dialekt korrekt angeben
- ausreichend Zeit für den Termin einplanen
- bei Terminänderungen den Dolmetscher frühzeitig informieren
Bei wichtigen oder komplexen Terminen kann es außerdem sinnvoll sein, bereits bei der Anfrage kurz mitzuteilen, worum es bei dem Gespräch grundsätzlich geht. Dadurch kann besser geprüft werden, welche Form der Sprachmittlung und welche Qualifikation für den Einsatz geeignet sind.
Warum kann ein professioneller Dolmetscher sinnvoll sein?
Behördentermine enthalten häufig Fachbegriffe, komplexe Sachverhalte sowie wichtige Fristen und Hinweise. Eine neutrale und strukturierte Sprachmittlung kann dazu beitragen, dass Informationen zwischen den Beteiligten möglichst präzise übertragen werden.
Ein professioneller Dolmetscher kann insbesondere dabei helfen, Fragen und Antworten vollständig zu übertragen und die Kommunikation zwischen Behörde und Gesprächspartner sprachlich zu ermöglichen.
Eine Garantie dafür, dass sämtliche sprachlichen oder inhaltlichen Missverständnisse vollständig ausgeschlossen werden, kann allerdings auch ein professioneller Dolmetscher nicht geben.
Dolmetscher für Behördentermine über StartDE anfragen
StartDE Consulting unterstützt Privatpersonen, Unternehmen, Behörden und Institutionen bei der Organisation professioneller Sprachdienstleistungen für behördliche und institutionelle Termine.
Je nach Anfrage können Dolmetscher vor Ort, telefonisch oder online per Video eingesetzt werden.
Für eine Anfrage sollten möglichst folgende Angaben übermittelt werden:
- Required language
- Datum und Uhrzeit
- Stadt und Adresse
- Responsible public authority
- Type of appointment
- gewünschte Einsatzart
- gegebenenfalls besondere Qualifikationsanforderungen
Auf Grundlage dieser Informationen kann geprüft werden, ob ein für den jeweiligen Einsatz geeigneter Sprachmittler verfügbar ist.
Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Hinweise dieses Artikels beziehen sich unter anderem auf die Regelungen zur deutschen Amtssprache und zum Umgang mit fremdsprachigen Unterlagen in Verwaltungsverfahren.
Hinweis: Die Anforderungen an Sprachmittlung und fremdsprachige Unterlagen können sich je nach Behörde, Verfahren und Rechtsgrundlage unterscheiden. Bei einem konkreten Termin sollten deshalb die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stelle geprüft werden.
