Какие документы необходимо перевести для немецких государственных органов?

Тот, кому приходится подавать иностранные документы в немецкий государственный орган, вскоре сталкивается с вопросом, какие Перевод документов для государственных органов необходимо подавать — а какие нет. Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку требования различаются в зависимости от ведомства, процедуры и типа документа.

Краткий ответ: Не каждый иностранный документ подлежит обязательному переводу. Если в государственный орган представляются заявления, ходатайства, подтверждающие документы, свидетельства или иные документы на иностранном языке, то в соответствии со статьёй 23 Закона об административном производстве (VwVfG) в принципе следует требовать предоставления перевода. То, достаточно ли простого перевода или к переводу предъявляются особые требования, зависит от компетентного органа и конкретной процедуры.

Какие документы чаще всего переводятся для немецких государственных органов?

К документам, для которых в зависимости от процедуры часто может потребоваться перевод на немецкий язык, относятся, в частности, следующие документы:

Свидетельства о гражданском состоянии

• Свидетельства о рождении
• Свидетельства о браке
• Свидетельства о смерти
• Документы о разводе
• прочие акты гражданского состояния

Документы об образовании

• Школьные табели
• Аттестаты об окончании
• Дипломы о высшем образовании
• Дипломы
• Выписка из зачетной ведомости
• Справки об обучении

Документы, касающиеся профессиональной деятельности

• Справки о работе
• Справки о трудовой деятельности
• Документы, подтверждающие профессиональную квалификацию
• Свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации
• свидетельства о профессиональной подготовке

Другие официальные документы

• Справки об отсутствии судимости
• официальные справки
• судебные документы
• Доверенности
• прочие подтверждающие документы и свидетельства

В данном перечне приведены типичные виды документов. Это не означает, что каждый из перечисленных документов обязательно должен быть переведён в рамках каждой процедуры. Решающее значение имеют требования органа, в который подаётся документ.

Все ли иностранные документы необходимо переводить?

Нет, не автоматически.

Необходимость перевода может зависеть, в частности, от следующих факторов:

• какой орган или учреждение получает документы
• какой метод применяется
• на каком языке составлен документ
• о каком типе документа идет речь
• существуют ли особые законодательные или процессуальные требования
• имеют ли значение международные соглашения
• имеется ли уже многоязычный документ, который принимается получающей стороной

Поэтому перед тем, как заказать перевод, рекомендуется выяснить, какие конкретные требования предъявляет получающий перевод орган или учреждение.

В каких случаях требуется заверенный перевод?

Не каждый перевод, предназначенный для государственного органа, обязательно должен быть так называемым заверенным переводом.

В соответствии со статьёй 23 Закона об административном производстве (VwVfG) орган власти в обоснованных случаях может потребовать представления заверенного перевода или перевода, выполненного официально назначенным или принесшим присягу устным или письменным переводчиком.

Поэтому перед тем, как поручить выполнение перевода, следует уточнить у получающей стороны, какой вид перевода допускается или требуется в конкретной процедуре.

Дополнительную информацию вы также можете найти в нашей статье на эту тему заверенный перевод.

Какие правила действуют в ЗАГСе?

В отношении органов регистрации актов гражданского состояния в § 2 Постановления об актах гражданского состояния (PStV) предусмотрено особое правило. Если в орган регистрации актов гражданского состояния представляются документы на иностранном языке, то, как правило, следует Перевод на немецкий язык требуется.

Это может касаться, например, следующих документов:

• Свидетельства о рождении
• Свидетельства о браке
• Свидетельства о смерти
• прочие иностранные документы о гражданском состоянии

То, какие дополнительные подтверждающие документы, заверения или формы проверки документов требуются, зависит от конкретной процедуры по вопросам гражданского состояния и от представленных документов.

Какие правила действуют в органах по делам иностранцев и других административных органах?

В отношении административных процедур § 23 Закона об административном производстве (VwVfG) устанавливает, что официальным языком является немецкий. В случае подачи заявлений на иностранном языке или представления заявлений, подтверждающих документов, свидетельств или иных документов на иностранном языке, как правило, следует требовать предоставления перевода.

В зависимости от компетентного органа могут иметь значение также соответствующие положения законодательства федеральной земли или особые процессуальные нормы. Поэтому не следует исходить из того, что все органы по делам иностранцев или другие административные органы на всей территории страны предъявляют к документам абсолютно одинаковые требования.

Особенно в случае важных процедур рекомендуется заранее уточнить:

• какие документы необходимо подать
• требуется ли немецкий перевод
• какой вид перевода принимается
• существуют ли дополнительные требования к документам

Какие правила действуют в вузах или у частных работодателей?

Высшие учебные заведения и частные работодатели не всегда можно приравнивать к административным органам. Они могут устанавливать собственные требования к документам на иностранном языке в отношении подачи заявлений, признания квалификации или трудовых отношений.

Поэтому в случае с аттестатами, дипломами, справками о трудовой деятельности или другими документами, подтверждающими квалификацию, следует сразу выяснить, какие именно документы и в какой форме перевода требует конкретный вуз, компания или соответствующий орган по признанию квалификаций.

Нужно ли переводить апостиль?

Одна Апостиль и перевод выполняют разные функции. Апостиль не передает содержание документа на другой язык.

Гаагская апостиль используется в международном документообороте, в частности, для подтверждения подлинности подписи и полномочий лица, выдавшего официальный документ.

Необходимость перевода апостиля или других приложенных отметок помимо самого документа зависит от требований принимающей организации и конкретного заказа на перевод.

Поэтому в случае документов с апостилем для проверки по возможности следует предоставлять документ в полном объеме, включая все страницы, печати и пометки.

Перевод, апостиль и легализация — в чём разница?

Термин	Функция
Перевод	Переводит содержание документа на другой язык.
Апостиль	В рамках соответствующей международной процедуры подтверждает, в частности, подлинность подписи и полномочия лица, выдавшего официальный документ.
Легализация	Также подтверждает наличие определенных признаков подлинности официального документа для целей международного документооборота, однако осуществляется по иной процедуре, чем апостиль.

По данным Министерства иностранных дел, апостиль и легализация отличаются друг от друга, в частности, по процедуре и компетентному органу. То, какая форма требуется, зависит, в частности, от страны, выдавшей документ, и от конкретной цели его использования.

Не каждый иностранный документ автоматически требует апостиля или легализации.

Заверенная копия или перевод — в чём разница?

Заверенная копия и перевод выполняют разные функции:

• Одна заверенная копия в принципе подтверждает соответствие копии представленному документу.
• Одна Перевод переводит содержание документа на другой язык.

В зависимости от процедуры оба требования могут действовать одновременно. Например, орган может требовать как копию в определенном формате, так и перевод на немецкий язык.

Обязательно ли всегда переводить оригинал?

Для первоначального запроса или проверки зачастую достаточно полного и хорошо разборчивого скана документа.

Однако то, требуется ли для окончательной обработки или для последующего представления в принимающую организацию оригинал, заверенная копия или документ в иной форме, зависит от конкретного поручения и соответствующей процедуры.

Поэтому следует по возможности предоставить все страницы, штампы, пометки, а также, при необходимости, лицевую и оборотную стороны в полном объеме.

Можно ли использовать ИИ или Google Translate для перевода официальных документов?

Для личного понимания документа на иностранном языке могут оказаться полезными системы перевода на основе искусственного интеллекта или такие сервисы, как Google Translate.

Однако если орган власти прямо требует предоставления конкретного официального, заверенного или выполненного надлежащим образом перевода, перевод, выполненный исключительно с помощью компьютерной программы, не соответствует этому формальному требованию.

Кроме того, при оформлении официальных документов необходимо учитывать множество деталей, например:

• Имена и варианты их написания
• Даты
• Штамп
• Печать
• рукописные пометки
• Сокращения
• Специальные термины
• Отметки о подписании

Таким образом, автоматический перевод и профессиональный перевод документов преследуют разные цели.

Как подготовить документы для запроса на перевод?

Предоставление полного пакета документов облегчает рассмотрение запроса на перевод.

• полностью отсканировать все страницы или сфотографировать их так, чтобы текст был хорошо различим
• Учитывайте переднюю и заднюю стороны, если на них имеется соответствующий контент
• следить за тем, чтобы штампы, печати и пометки на полях были разборчивыми
• Укажите исходный язык
• укажите желаемый язык перевода
• Указать тип документа
• Указать общее назначение платежа или получателя в общей форме
• указать, если требовалась определенная форма перевода
• сообщить о действующих требованиях соответствующего органа или учреждения
• указать соответствующие сроки

Перевести документы через StartDE

В компании StartDE Consulting документы можно отправлять в электронном виде для проверки.

Для обработки запроса особенно полезна следующая информация:

• Исходный язык
• Язык перевода
• Тип документа
• полный и хорошо читаемый скан
• желаемый вид перевода
• в случае необходимости — требования принимающего органа или учреждения

На основании этой информации можно определить, какая услуга перевода подходит для данного запроса.

Если помимо письменных документов во время встречи требуется также устный перевод, речь идет об устном переводе. Подробное объяснение вы найдете в нашей статье Устный переводчик или письменный переводчик: в чём разница?.

Правовые и технические основы

В отношении общей правовой информации, содержащейся в данной статье, особое значение имеют следующие официальные источники:

• § 23 Закона об административном производстве (VwVfG) — Деловой язык и документы на иностранных языках
• § 2 Постановления о регистрации актов гражданского состояния — перевод на немецкий язык
• Министерство иностранных дел — Разница между апостилем и легализацией

Примечание: то, какие документы и какая форма перевода требуются, зависит от конкретной процедуры и требований принимающего органа. Данная статья носит общеинформационный характер и не заменяет индивидуальной юридической экспертизы.